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Gestão de processos para pequenos negócios



O dia a dia de uma empresa parece fácil, mas não é. Além de todas as tarefas que precisam de toda atenção e dos desafios que surgem o tempo todo, tem também os problemas que caem de paraquedas todos os dias. Assim, aliar a execução dos processos com a sua melhoria é um grande desafio que é acentuado por uma série de fatos.


Para iniciarmos é importante explicar que processos são atividades desempenhadas com o propósito de determinar como o trabalho será feito na empresa. Os processos são divididos em processos de negócios, processos organizacionais e processos gerenciais.


Agora vamos para a questão seguinte: Como fazer gestão de processos?


1 – Execução de projetos complexos

Estes exigem conhecimentos técnicos e gerenciais. É importante adotar medidas que implementem estratégias mais flexíveis e assim obter sucessos.

Comece alinhando as expectativas. Se existe mais de uma pessoa na equipe é importante que todos estejam cientes dos objetivos dos projetos e processos, a importância de cada etapa e os resultados que devem ser obtidos. Depois é preciso planejar cada detalhe do projeto para evitar mudanças repentinas e de escopo. Por fim, crie fluxos de cada processo.


2 – Gestão do dia a dia


Nem todo mundo gosta de trabalhar com indicadores e metas para melhorar o desempenho das atividades, dos processos e da organização, mas esses indicadores são como um instrumento de análise e geração de ideias.

Para isso comece avaliando a sua rotina e observe quais são as causas de queda no desempenho. Para tal faça um diário simples com informações básicas e registre todas as atividades realizadas e o tempo demandado em cada uma delas. O diário pode ser feito no Excel.

Com essa planilha feita você conseguirá se organizar melhor, pois verá mais claramente o que demanda mais tempo, fará uma coisa de cada vez e entenderá a sua capacidade de realização de tarefas


3 – Diagnóstico


Com todos os dados gerados até aqui você conseguirá verificar quais são os dados e indicadores que merecem sua atenção.

Durante o funcionamento dos processos você começará a coletar dados suficientes para analisar sua produtividade e eficiência. Com isso você conseguirá responder a perguntas como: Quantas tarefas desenvolvi em horário comercial? Quantas tarefas foram concluídas com sucesso? Em quanto tempo fomos capazes de finalizar um projeto? Não esqueça de documentar todas as tarefas, suas e de sua equipe, para que desta forma os gráficos te auxiliem a analisar melhor as informações.


Comece devagar e faça uma mudança de cada vez. Gestão de processos exige esforço contínuo e cada projeto precisa ter começo, meio e fim. Lembre-se só depois que o processo estiver rodando de forma efetiva é que poderão ser propostas melhorias.


Por fim deixamos para você as 5 dicas que devem ser levadas em consideração para a gestão de processos:


1 - Defina objetivos para o uso de gestão de processos;

2 - Identifique os processos chave da sua empresa;

3 - Crie um plano de trabalho realista entendendo a situação atual, identificando oportunidades e desenvolver novos processos;

4 - Faça um cronograma e cumpra os prazos;

5 - Informe cada etapa do trabalho para todos os envolvidos.


Boa sorte e mãos à obra!.